Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może zadecydować, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej.
Ważne aby pamiętać w przypadku dokonywania zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:
- z papierowej na elektroniczną – o wykonaniu odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
- z elektronicznej na papierową – o wykonaniu wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Należy także poinformować pracowników o:
- zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
- możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji.
- Więcej informacji dotyczącej e-akt pracowniczych przeczytać można w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) oraz Kodeksie pracy art. 94-9411 (Dz.U. 2018 poz. 917)
Źródło: Fot.: Pixabay.com
